Conference & Seminar Organizers

ORGANIZADORES DE CONFERÊNCIAS E SEMINÁRIOS

Saia de trás de sua mesa e aproxime-se dos seus clientes

Com tanta diversidade no mercado, o que seus clientes desejam podem ser coisas muito diferentes. E para descobrir o que eles realmente querem só há uma forma: conhecê-los bem. Você precisa de tempo para pesquisar os clientes e para ter aquelas conversas pessoais. Tarefas que não podem ser automatizadas ou realizadas on-line. Tarefas que precisam ser feitas por você.
 
O Ungerboeck Software dá esse tempo a você. Somente o Ungerboeck pode substituir três ou mais sistemas independentes, como credenciamento, gerenciamento de submissão de resumos, CRM e faturamento. Você elimina os erros em decorrência da reinserção de informações em mais de um programa. Imagine ser capaz de controlar toda a logística do evento em um único lugar. Cada contato dentro de uma organização. Conversas entre sua equipe de vendas e patrocinadores. Reuniões entre organizadores, palestrantes e apresentadores. Transações com participantes. Planejamento e negociações com o espaço onde o evento vai acontecer e com os fornecedores. Tudo em um só lugar. Acrescente a isso o nosso pacote financeiro que foi especificamente desenvolvido para o setor de eventos, e você terá uma plataforma avançada que gerencia seus eventos desde a reserva inicial até o faturamento final.
 

Uma solução internacional para conferências e seminários com todas as ferramentas que você precisa para gestão de resumos científicos, incrição e credenciamento online, e mais.

Ao substituir três ou mais sistemas - que nunca foram construídos para trabalharem juntos - pelo Ungerboeck Software, você tem tudo o que precisa com um custo muito menor. Isso significa mais eficiência, menos erros, menos entrada de dados duplicados e menos tempo gasto só na busca de informações. Você terá mais visibilidade e mais controle para realmente se concentrar em outras tarefas, como atender às necessidades de seus clientes e aumentar o lucro.

  • Tome decisões estratégicas mais rapidamente e com melhor percepção: visualize todas as informações sobre diferentes contatos de clientes - mesmo de participantes - na tela, de modo que você possa tomar decisões quase que imediatamente.
  • Passe mais tempo concentrado em tarefas que dão lucro: pare de ficar pulando de um sistema para outro ou de uma planilha para outra inserindo e acompanhando as informações. Passe mais tempo executando tarefas que realmente valorizam seus eventos.
  • Evite surpresas: acompanhe alterações em um evento e atualize ordens de trabalho e faturas automaticamente. Isso significa que nenhum detalhe é esquecido, fazendo com que seus eventos sejam realizados sempre de forma impecável.
  • Mantenha toda a equipe atualizada, a qualquer hora e em qualquer lugar: acompanhe o que acontece com o seu negócio onde quer que você esteja: no escritório, fazendo uma visita no local do evento, na lanchonete. Ofereça informações interativas e em tempo real sobre o evento, em dispositivos móveis (como smartphones, por exemplo) dos participantes.
  • Mais do que você precisa e menos do que você não precisa - incluindo custos adicionais: em alguns casos, o pacote de softwares financeiros custa o mesmo preço do seu software para todo o gerenciamento de eventos. Com essas duas funcionalidades em um só sistema , você economiza porque não precisa comprar e pagar pelo suporte de dois ou mais softwares. Além disso, o Ungerboeck é a única solução no mercado com dados financeiros prontos para auditoria.
  • Trabalhe da maneira que você deseja: O Ungerboeck Software pode ser configurado para a forma como você faz negócios, desde o idioma e termos comuns até a maneira com que um usuário vê as informações na tela. Esse nível de personalização melhora a satisfação do funcionário, aumentando assim a produtividade do seu negócio.
 

O Software

Gerenciamento de Conferências 

Gerenciamento e Coordenação de Eventos 
  • Agenda do evento e breaks operacionais
  • Programação de funcionários e planejamento do evento
  • compartilhamento de documentos, imagens e notas
  • Buffet, Audiovisual, Detalhes de Configuração
  • Visualização gráfica do evento por hora e espaço
Inscrição e Credenciamento
  • Perfil do participante e histórico
  • Aparência e Branding
  • Workshops e Sessões
  • Preços Promocionais
  • Crachá do Participante
  • Check-In de Inscrição
  • Integração com redes sociais (LinkedIn Facebook, Twitter)
  • Múltiplos idiomas e Múltiplas moedas
  • Copiar/Clonar e Configuração de Inscrição modelo
  • Merchandise
  • Listas de espera e capacidade máxima
  • Taxas de cancelamento
  • Integração com Website existente do evento
  • Inscrição do Expositor
  • Inscrição do Convidado
  • Autorização de cartão de crédito online
Alojamento 
  • Gestão de ocupação de quartos
  • seleção de quartos pelo participante, depósito e pagamento
Palestrantes, Apresentações e Resumos Científicos 
  • CRM do Palestrante
  • Recebimento de Resumos Online / Submissão de trabalhos
  • Gestão de palestras e sessões
  • Avaliação e Aprovação de resumos
  • Modelos de email e listas de distribuição

Gerenciamento de Exposições

Gerenciamento de Exposições 
  • Perfis de Expositor
  • Categorias e Sub categorias de produtos
  • Processamento de solicitações
  • Atribuição de estande a expositor
  • Central de Serviços do Expositor*
Plantas da exposição 
  • Gestão da Planta do Expositor
  • Importações e Exportações de/para AutoCAD do decorador
  • separar, juntar, mover e apagar estandes
  • Formas e tamanhos de estandes customizados
  • Reservar, bloquear, atribuir estandes
  • Métrica e unidades
  • Formatação de estandes

CRM, planejamento, vendas e marketing

Gestão de relacionamento com o cliente 
  • Gestão de contas e contatos
  • Tarefas, atividades e notificações
  • E-mail e documentos integrados
  • Checagem de contas duplicadas
  • Integração com MS Outlook
  • Acesso imediato a históricos de pagamento*
  • Importação de participantes
  • Classificação de participantes por empresa
Vendas de estandes e patrocícios 
  • Aplicação de expositor e contratos
  • Histórico de expositor
  • Preferências de estande de expositor
  • Panorama de vendas de expositor
  • Vendas entre eventos 
Campanhas de marketing para participantes 
  • Gestão de listas de email
  • Informações avançadas no banco de dados
  • Modelos de email e listas de distribuição

Sites, mobile apps e e-commerce 

Websites para conferências e exposições 
  • Sistema de Gestão de Conteúdo (CMS)
  • Branding completo e customizado
  • Design responsivo (adaptação para Desktop, Tablet, Mobile)*
  • Otimização de Mecanismo de Busca (SEO)
  • Assistência com design gráfico

Microsites do evento

  • Modelos de websites para eventos
  • Copiar eventos
  • Widgets para localização do evento, mapas e horários
  • Design responsivo (adaptação para Desktop, Tablet, Mobile)
  • Feeds para redes sociais
  • Páginas customizadas
  • Edição de Conteúdo Integrada
Guia interativo do participante 
  • adaptação para Desktop, Tablet, Mobile
  • Publicidade
  • Programação do evento, expositores, palestras, palestrantes, perfis de participantes
  • Perfis customizados e recomendações
  • comunicação entre participantes e entre palestrantes e partipantes
  • Integração com redes sociais
  • Alertas e notificações
  • Plantas da exposição interativas
  • Aparência customizada e Branding
  • Matchmaking
Mobile para reuniões, workshops e seminários 
  • Mobile do participante para programação de palestras
  • Listas de participantes, palestras, expositores e palestrantes
  • Favoritos
  • Documentos de palestras e apresentações
  • Mapas da localização do evento
  • Feeds para redes sociais
  • Páginas web customizadas (hoteis, viagem, coisas para fazer na cidade, etc.)
Mobile para conferências 
  • Mobile para reuniões, workshops e seminários
  • Branding e Aparência customizadas
  • Vendas de patrocínio e banners

Relatórios e integração

Personalização e relatório do usuário final

  • Classificação, totalização e agrupamento
  • Definir fórmulas personalizadas
  • Compartilhar relatórios e visualizações pessoais
  • Personalizar a interface do usuário

Relatórios Financeiros

  • Desempenho e lucro e perda do evento
  • Despesas do evento
  • Relatórios financeiros prontos para auditoria
  • Lucratividade do cliente
  • Relatório do centro de custo e de lucro

Painéis

  • Visibilidade em tempo real
  • Tabelas, gráficos
  • Tabelas dinâmicas

Relatório avançado

  • Crystal Reports
  • Criador de modelos avançado do MS Word
  • Relatório avançado do MS Excel
  • Criador de modelos avançado de e-mail
  • Fonte de dados SQL
  • Desenvolvedor de relatórios da web
  • Banco de dados de conhecimento de desenvolvedor dedicado
  • Suporte direto para desenvolvedor

Kit de desenvolvedores de software

  • API aberta
  • Banco de dados de conhecimento de desenvolvedor dedicado
  • Suporte direto para desenvolvedor

Integração

  • Emissões de bilhete
  • Site/CMS
  • Sinalização digital

Finanças e contabilidade pronta para auditoria

Contas a receber 
  • Liquidações de eventos em tempo real
  • Faturamento e pagamentos
  • Faturamento de depósito e revogações
  • Verificações de crédito / histórico de pagamentos
  • Acesso direto a dados de CRM
  • Avisos de vencimento e cobrança
  • Autorização de cartão de crédito
  • Conciliação bancária e de caixa*
Compras 
  • Requisições
  • Ordens de compra
  • Verificação de orçamento
  • Fluxo de trabalho de aprovação on-line
Livro razão 
  • Orçamento do evento
  • Contas completas de livro razão
  • Centros de custo e de lucro
  • Orçamento financeiro / organizacional
  • Integração com o Excel
  • Controle de despesas*
Outros processos financeiros 
  • Contas a pagar
  • Ativos fixos
  • Livro caixa

 *Alguns módulos e recursos listados podem exigir funcionalidades adicionais

Precificação da Ungerboeck Software

O Ungerboeck Software pode substituir três ou mais sistemas que você usa atualmente para planejar eventos - incluindo CRM, projetos, finanças e até mesmo gerenciamento de conferência - para que você obtenha uma visão ampla e clara de seus clientes, incluindo histórico de eventos, patrocinadores e muito mais. Saiba mais.

HISTORIAS DE EXITO

INTERNATIONAL CONFERENCE CENTRE

El Centro Internacional de Conferencias en Ginebra, Suiza, maneja exitosamente los eventos de diferentes tamaños y alcance en un medio ambiente de múltiples organizaciones con el Software de Ungerboeck.

MAYO CIVIC CENTER

El calendario de reservas de Ungerboeck y el sistema de manejo de documentos le ayudan al Centro Cívico de Mayo, en Minnesota, Estados Unidos.

BORDEAUX CONVENTION BUREAU

La Oficina de Convenciones de Burdeos en Gironda, Francia, optimiza su mercadeo de destinos y aumenta el número de oportunidades utilizando el Software de Ungerboeck.

Setores

Para mais detalhes sobre como o nosso software pode funcionar para o seu negócio, escolha um dos setores abaixo: Setores